Das Wort Bürokratie setzt sich aus zwei Teilen zusammen: dem französischen "bureau" (Büro) und dem griechischen "kratia" (Herrschaft). Die Bezeichnung wurde im 18. Jahrhundert in Frankreich zuerst benutzt. Bürokratie ist ein konstituierendes Merkmal jeder Organisation. Während der Markt den freiwilligen Austausch von Leistungen auf vertraglicher Grundlage vorsieht, können Staaten und andere Organisationen nur durch Regeln und Hierarchien funktionieren. Hierdurch entstehen Anreiz-, Delegations- und Kontrollprobleme, die zwangsläufig Bürokratie verursachen.

Der Begriff Bürokratie weist einen engen Bezug zur Regulierung auf. Regulierung umfasst jedoch auch die inhaltlichen Aspekte von Gesetzen und Verordnungen sowie der Art ihrer Durchführung, während Bürokratie zumindest bei einer engen Begriffsabgrenzung die administrativen Belastungen der Durchführung von den Inhalten trennt.

Eine systematische Erfassung der von administrativen Bestimmungen und bürokratischen Verfahren ausgehenden Kosten findet in Deutschland bislang nicht statt. Dies mag auch daran liegen, dass die Messung von Bürokratie durch ihre vielfältigen Formen erschwert wird und jeder Betroffene darunter etwas anderes versteht. In Ermangelung einer Vollerfassung werden oft die 46 Milliarden Euro Bürokratiekosten zitiert, die das Institut für Mittelstandsforschung (IfM) 2004 basierend auf einer Unternehmensbefragung für die Gesamtwirtschaft hochgerechnet hat. Von dieser Summe entfiel mit 84 Prozent der Löwenanteil auf kleine und mittlere Unternehmen. Gefragt wurde vom IfM allein nach Bürokratiekosten im Zusammenhang mit der Steuererhebung, der sozialen Sicherung, dem Arbeitsrecht und Arbeitsschutz sowie statistischen Erhebungen und Umweltschutz. Die größten Bürokratiekosten verursachte mit etwa 20 Milliarden Euro das Steuerrecht. Die Sozialgesetzgebung schlug mit 13,5 Milliarden Euro zu Buche, Statistik und Arbeitsrecht mit jeweils fünf Milliarden. Das weite Feld der Zulassungen und Genehmigungsverfahren blieb dabei genauso unberücksichtigt wie z.B. die Kosten der Banken- und Finanzmarktregulierung, so dass die Kostenschätzung letztlich nur einen Teilbereich der Bürokratie für die Wirtschaft erfasst hat. Hinzu kommen Bürokratiebelastungen für die Bürger, die kein Thema der Untersuchung waren.

Andere Schätzungen der Bürokratiekosten, die sich stärker auf die Erfahrungen mit detaillierten Bürokratiemessungen in anderen Ländern wie den Niederlanden stützen, kommen auf weit höhere Gesamtkosten der Bürokratie für die Wirtschaft im Umfang von 80 bis 90 Milliarden Euro. Dies entspräche bis zu 4 Prozent des deutschen Bruttoinlandsproduktes. Die große Koalition hat 2006 begonnen, auch in Deutschland eine auf den niederländischen Erfahrungen beruhende standardisierte Bürokratiekostenmessung einzuführen, um die Belastung durch Bundesgesetze zu messen und in einem zweiten Schritt gezielt verringern zu können.

Neben der "objektiven" Messung der Bürokratiedichte spielt auch das subjektive Empfinden der Bürger und Unternehmer eine große Rolle. Vor allem wird es als bürokratisches Verhalten empfunden, wenn Ämter die Einhaltung von Verwaltungsregeln vor deren Nutzen für die Bürger stellt. Durch bürger- und wirtschaftsfreundliches Verhalten können Behördenmitarbeiter viel dazu beitragen, dass das Bürokratieempfinden abnimmt. Hierzu können Maßnahmen wie Verwaltungs-Benchmarkings, Schulungen und leistungsorientierte Entlohnung im öffentlichen Dienst beitragen. (Ro)